Trong sản xuất sản phẩm hay dịch vụ, chúng ta luôn cần có dụng cụ đo để đo lường các đầu ra mong muốn của một sản phẩm. Như là kích thước, lý tính, hóa tính…câu hỏi đặt ra là làm sao bạn chứng minh những dữ liệu đo được là chính xác. Câu trả lời hay gặp là tôi hiệu chuẩn thiết bị đo của mình. Thế làm sao bạn chứng minh được phương pháp hiệu chuẩn là chính xác? Đến lúc này thì liên kết chuẩn đo lường theo yêu cầu 7.1.5.2 là câu trả lời cho doanh nghiệp.

Hiệu chuẩn là gì?

Hiệu chuẩn từ lâu lắm rồi là cách thông dụng nhất để chứng minh nguồn lực đo lường phù hợp với mục đích sử dụng. Nên phần này chúng ta tập trung nhiều vào nó thôi.

Theo luật đo lường thì “ Hiệu chuẩn là hoạt động xác định, thiết lập mối quan hệ giữa giá trị đo của chuẩn đo lường, phương tiện đo với giá trị đo của đại lượng cần đo” .

Tất cả các dụng cụ đo đều có một dung sai hiệu chuẩn. Ví dụ như, một cây thước kẹp dùng để đo vật 10mm và dung sai là +/- 1mm. Thì dung sai hiệu chuẩn là 10mm +/- 0.25mm. Cho nên khi mà dụng cụ cho ra kết quả ngoài dung sai này thì cần phải hiệu chỉnh, sửa chữa hoặc không sử dụng dụng cụ đó nữa.

Hiệu chuẩn và kiểm tra xác nhận.

Trong bộ tiêu chuẩn cũng có nhắc đến là hiệu chuẩn hay kiểm tra xác nhận. Hiệu chuẩn thì chúng ta đã nói ở trên rồi. Kiểm tra xác nhận là cũng là một loại xác định sai lệch của phép đo nhưng đơn giản hơn, tiến hành lẹ hơn và nhiều khi là không cần phải chứng nhận. Cách thường thấy nhất là chúng ta có một mẫu và dùng dụng cụ đo mẫu đó để xác định xác giá trị lệch từ đó quyết định là nên hiệu chuẩn lại dụng cụ trước khi tới hạn hay không? Việc kiểm tra xác nhận có thể diễn ra hàng ngày, hàng tuần và thường là thời gian nằm giữa các lần hiệu chuẩn. Mục đích chính của việc kiểm tra xác nhận là phát hiện những thay đổi nhỏ trong dụng cụ trước khi nó đến hạn hiệu chuẩn.

Tần suất hiệu chuẩn, kiểm tra xác nhận.

Kế đến một câu hỏi hay thắc mắc là bao lâu cần phải hiệu chuẩn hay kiểm tra xác nhận một lần, hay còn gọi là tần suất của việc này. Tiêu chuẩn ISO không có yêu cầu nào cụ thể, bạn tự quyết định tần suất hiệu chuẩn mà bạn cho là phù hợp trong tổ chức, dựa trên dữ liệu bạn có. Ví dụ bạn thấy rằng thước kẹp sau khi đo 2 năm vẫn nằm tốt trong dung sai cho phép. Bạn có quyền đưa ra tần xuất hiệu chuẩn là 2 năm một lần. Tuy nhiên một lưu ý cực kì quan trọng là, việc hiệu chuẩn này giúp phép đo các bạn chính xác hơn, giúp cho tổ chức theo dõi đầu ra mong muốn một cách chính xác. Cho nên hiệu chuẩn là cho bạn, là vì lợi ích của các bạn. Mà hiệu chuẩn cũng khác thẩm định ở chỗ là luật không yêu cầu. Mà dựa trên tinh thần tự nguyện. Cho nên bạn phải tự nhận ra vai trò của hiệu chuẩn và tự xác định tần xuất hiệu chuẩn tùy vào khu vực, mức độ quan trọng của thiết bị đo.

Kế hoạch hiệu chuẩn

Và khi bạn đã xác định được tần suất hiệu chuẩn thì cũng cần phải lưu trữ lại kế hoạch hiệu chuẩn của mình. Kế hoạch có thể là một bản tính excel, một danh sách. Hoặc hiện giờ cũng có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho việc hiệu chuẩn này. Và thường thì các bạn cần những thông tin sau:

• Số Serial
• Vị trí
• Hướng dẫn công việc, quy trình
• Ai hiệu chuẩn
• Lần hiệu chuẩn gần nhất
• Lần hiệu chuẩn kế tiếp.

Hiệu chuẩn phải liên kết với các chuẩn đo lường.

Và hiệu chuẩn phải dựa trên các chuẩn đo lường có khả năng truy xuất đến các chuẩn đo lường quốc gia hoặc quốc tế. Điều này đơn giản là nếu bạn hiệu chuẩn bạn căn cứ vào đâu. Để tránh việc bạn sáng tạo ra một phép đo cho có. Để đơn giản ở VN thường thì chúng ta sẽ liên kết tới Tiêu Chuẩn Việt Nam, TCVN. Bạn không cần phải gửi phương pháp hiệu chuẩn của bạn tới TCVN để họ thẩm định. Đơn giản là bạn lấy nguồn hiệu chuẩn từ các tiêu chuẩn của họ là được.

Và dĩ nhiên sẽ có những lúc bạn không thể tìm ra tiêu chuẩn để liên kết tới. Lúc này bạn được quyền sử dụng tiêu chuẩn của nhà sản xuất thiết bị. Nhưng quan trọng là bạn phải ghi lại, và lý giải tại sao bạn sử dụng chuẩn này. Cơ sở nào để sử dụng chuẩn này. Nói gọn là người ta muốn biết sử dụng chuẩn hay phương pháp này có đáng tin hay không và căn cứ vào đâu?

Phải nhận dạng được tình trạng hiệu chuẩn?

Người sử dụng phải nhận biết được dụng cụ mình đang dùng có chính xác hay không, có phù hợp với mục đích sử dụng hay không? Đơn giản là thiết bị này có đang còn trong thời hạn hiệu chuẩn hay không? Cách hay nhất là dán tem hiệu chuẩn. Bạn cũng có thể quy định màu cho hiệu chuẩn. Đặc biệt là thiết bị đo ở các môi trường ẩm ướt, dầu nhớt thì bạn cũng có thể khắc laze thông tin hiệu chuẩn lên thiết bị. Cuối cùng yêu cầu đơn giản là khi người dùng cầm thiết bị trên tay, làm sao họ biết đây là thiết bị đã hiệu chuẩn.

Tránh bị điều chỉnh bởi những người không có quyền hạn về hiệu chuẩn

Tổ chức cần yêu cầu, nghiêm cấm các hành động tự ý hiệu chỉnh, sửa chửa thông tin hiệu chuẩn. Để đảm bảo hiệu chuẩn được tiến hành bởi đúng người đúng thời gian. Và việc này phải được đào tạo và nhắc nhở thường xuyên.

Bảo vệ khỏi hư hại hoặc suy giảm chất lượng

Các dụng cụ đo khá mong manh dễ vỡ, cho nên ISO 9001:2015 yêu cầu phải có biện pháp bảo vệ dụng cụ đo khỏi hư hỏng và suy giảm chất lượng. Có rất nhiều cách để thực thi yêu cầu này, sau đây là một số cách thông dụng nhất.

• Sử dụng dụng cụ theo đúng mục đích, đúng hướng dẫn sử dụng. Phải đào tạo con người trước khi cho phép sử dụng dụng cụ.
• Khi không sử dụng thì trả về đúng vị trí của nó.
• Duy trì môi trường phù hợp cho dụng cụ đo lường. Có rất nhiều dụng cụ rất nhạy cảm. Do đó môi trường có nhiều bụi, nhiều anh sáng, độ ẩm, hay nhiệt độ cao sẽ làm kết quả bị lệch.

Hành động khi hiệu chuẩn không đạt

Vào một ngày đẹp trời, khi mà dụng cụ đo đến hạn hiệu chuẩn mà kết quả không như ta mong đợi. Dụng cụ không đạt? Rồi chúng ta phải làm gì. Không dùng dụng cụ đó nữa, hoặc hiệu chỉnh là dụng cụ. Dĩ nhiên rồi, nhưng tiêu chuẩn còn yêu cần bạn phải xem xét tính đúng đắng của phép đo mà dụng cụ này thực hiện trước đó. Do đó đầu tiên phải xem kết quả hiệu chuẩn, lệch bao xa so với dung sai, nếu chỉ xê dịch nhẹ và vẫn nằm trong dung sai của sản phẩm thì đây không phải là vấn đề lớn. Trong trường hợp kết quả hiệu chuẩn lệch xa. Kết quả đo có thể vượt ra khỏi tiêu chuẩn của sản phẩm thì bạn phải quyết định đo lại tất cả các mẫu lưu trự để xác định số lượng bị ảnh hưởng và tiến hành đánh giá rủi ro. Thu hồi sản phẩm nếu cần thiết. Bất cứ bạn rơi vào trường hợp nào phía trên thì việc lưu  giữ lại tất cả các hành động là cần thiết.

Hồ sơ của hiệu chuẩn và kiểm tra xác nhận.

ISO 9001:2015 yêu cầu giữ lại tất cả hồ sơ chứng minh cho việc phù hợp với mục đích sử dụng, cho nên chắc chắn hồ sơ về hiệu chuẩn là cần phải được duy trì. Các bạn lưu ý một số yêu cầu sau:

• Mã dụng cụ đo
• Ngày hiệu chuẩn
• Ai thực hiện việc
• Kết quả, đạt hay không đạt
• Có cần hiệu chỉnh không?
• Kết quả sau khi hiệu chỉnh.
• Chuẩn liên kết
• Chuẩn liên kết có con hiệu lực không?

Như vậy đây là một phần cực kì quan trọng với tổ chức để đảm bảo đầu ra được đo lường và tạo ra số liệu đáng tin cậy. Nếu dụng cụ đo không đạt thì bạn không những là hiệu chỉnh, sửa chữa, hay bỏ dụng cụ đo mà còn phải cân nhắc đến tính ảnh hưởng của nó đến các lô hàng phía trước đó.